Como sacar el maximo provecho a Nexora

Que es Nexora

Nexora es una plataforma 100% en la nube que conecta a entidades (alcaldias, ONG, consultorios juridicos universitarios, secretarias de gobierno y empresas con vocacion social) con las personas que necesitan sus servicios. A traves de un portal de servicios personalizado, las personas pueden agendar citas, consultar el estado de sus casos legales, registrar bitacoras de cualquier solicitud y completar tramites, todo sin tener que desplazarse y sin barreras tecnicas.

Cada entidad configura su propio portal con su logo, sus colores y las herramientas que quiere ofrecer. Las personas acceden con su numero de documento, validan su identidad y empiezan a usar el servicio.

Para quien es esta guia

Existen dos perfiles principales de lectores. Elige el que te corresponde y revisa primero esa parte. Por supuesto, puedes leer toda la guia si lo deseas.

Como navegar esta guia

• Usa el menu lateral de la izquierda para saltar a cualquier seccion en un clic. En el celular, abrelo con el boton azul flotante.
• Cada seccion tiene una tabla de contenidos al inicio para llegar directo al sub-tema que te interesa.
• Los recuadros de color sirven para llamar tu atencion: azul es informacion, verde es un consejo, naranja es una advertencia, morado es un ejemplo.
• Los pasos numerados indican procedimientos: siguelos en orden.

Para entidades implementadoras

Aqui aprenderas a configurar Nexora antes de abrir el portal a tus usuarios. Veras como crear el portal, definir agendas y disponibilidades, organizar areas y tramites, asignar abogados y conectar sistemas externos (como un chatbot de WhatsApp o una app movil).

Nexora se organiza en cuatro grandes componentes que trabajan juntos. Conocer estos componentes desde el inicio te ayudara a tomar mejores decisiones al configurar.

Todo se administra desde un panel de administracion (la interfaz de Frappe). Los usuarios finales nunca ven ese panel: ellos solo acceden al portal publico. Tu equipo administrativo es quien configura, asigna casos y atiende.

El Service Portal es la cara visible de tu entidad. Cada portal tiene un nombre unico, un titulo, una descripcion, su propio logo y colores, y una lista de herramientas habilitadas. Una misma entidad puede tener varios portales (por ejemplo, uno para asesoria juridica y otro para tramites administrativos).

Crear un portal

Catalogo de herramientas disponibles

Estas son las herramientas que puedes habilitar en cualquier portal. Cada una resuelve una necesidad concreta:

Para que la herramienta Agendar cita funcione, necesitas configurar al menos: un recurso de calendario, un plan de disponibilidad, y los destinatarios de las notificaciones. Opcionalmente, excepciones por fecha y un perfil de videollamada.

Crear un recurso de calendario

Un recurso es la "entidad agendable": puede ser una persona (Dra. Maria Gomez), una sala (Sala de mediacion), un servicio (Asesoria juridica general) o un equipo. Es el punto central del agendamiento.

Crear un plan de disponibilidad

El Availability Plan es una plantilla reutilizable que define en que dias y horas hay disponibilidad. Un mismo plan puede usarse en varios recursos. Por ejemplo, "Horario consultorio 2026" puede aplicarse a varios profesionales.

• Asigna un nombre y deja "Is Active" marcado.
• (Opcional) define un rango de validez con Valid From y Valid To.
• En la tabla de slots, agrega una fila por cada franja: dia de la semana + hora de inicio + hora de fin.
• Puedes tener varias franjas en un mismo dia (ej. lunes 08:00-12:00 y 14:00-18:00).

Excepciones de calendario

Las Calendar Exceptions son ajustes para fechas especificas. Sirven para festivos, cierres por capacitacion, vacaciones, o para abrir disponibilidad extra un sabado puntual.

Perfil de videollamada

El Video Call Profile indica como se generara el enlace de la reunion virtual de cada cita. Tienes tres modos:

• Solo manual: tu equipo administrativo pega el enlace en cada cita despues de confirmar. Es el modo mas simple para empezar.
• Generacion automatica: el sistema crea el enlace automaticamente (requiere conectar previamente una cuenta de Google Meet o Microsoft Teams).
• Automatica con opcion manual: intenta crear automaticamente, pero permite pegar un enlace si falla.

Vincular el recurso al portal

Una vez creado el recurso, vuelve al Service Portal, agrega una fila en la tabla "Tools" con tipo "Agendar cita" y selecciona el recurso. El portal ya esta listo para recibir agendamientos.

Las bitacoras son el formato general para registrar cualquier caso o solicitud que no encaje en "cita legal". Por ejemplo: peticiones ciudadanas, solicitudes de informacion, quejas, reportes, casos comunitarios. Cada bitacora tiene estado, prioridad, asignado, acciones registradas, documentos y fechas importantes.

Configurar disponibilidad de bitacoras

La Logbook Availability define el grupo de personas que pueden recibir asignaciones automaticas cuando se crea una bitacora desde el portal. Es muy similar a la disponibilidad de abogados, pero para casos generales.

Crear areas

Las areas sirven para agrupar usuarios en equipos funcionales: Tesoreria, Planeacion, Recursos Humanos, Atencion al ciudadano, etc. Si una bitacora se asigna a un area, todos sus miembros activos pueden verla, editarla y reciben la notificacion por correo.

• Crea un area con un titulo claro.
• En la tabla de miembros, agrega cada usuario. Puedes anotar su rol dentro del area (ej. "Coordinador", "Tesorero").
• Los miembros inactivos no reciben notificaciones ni acceso.

Crear tramites

Un tramite es una accion concreta que el usuario puede iniciar desde el portal. Hay dos tipos:

Crear configuraciones de tramites

Una configuracion de tramites (Logbook Procedures Config) es un conjunto ordenado de tramites que apareceran agrupados en una herramienta del portal. Por ejemplo, "Tramites de catastro" agrupara varios tramites relacionados con catastro.

• Crea la configuracion con un nombre descriptivo.
• Anade los tramites en el orden en que quieres que aparezcan al usuario.
• Una misma configuracion puede usarse en varios portales.

Vincular al portal

Para que tus usuarios usen estas funciones, agrega las herramientas al portal:

• Crear bitacora: selecciona la disponibilidad de bitacoras que se usara para asignar.
• Mis bitacoras: no requiere configuracion adicional.
• Tramites: selecciona la configuracion de tramites que quieres mostrar.

Si tu entidad ofrece asesoria juridica, los casos legales son el formato adecuado. Cada caso tiene informacion estructurada: tipo de caso, area del derecho, prioridad, partes involucradas, acciones cronologicas, documentos, fechas importantes (audiencias, vencimientos), abogado responsable y mas.

Configurar disponibilidad de abogados

La Lawyer Availability define que abogados estan disponibles para asignacion automatica de casos y bajo que reglas. Es lo equivalente a la disponibilidad de bitacoras pero para casos legales.

Como se crean los casos

Los casos pueden crearse de tres formas:

• Automaticamente desde una cita: si el recurso de calendario tiene activada la opcion "Crear caso legal", cada cita confirmada genera un caso con el abogado asignado automaticamente y el contexto del usuario heredado.
• Manualmente: desde el panel de administracion, un coordinador puede crear casos directamente (util para casos que llegan por otros canales).
• Via API externa: sistemas externos (chatbot de WhatsApp, app movil) pueden crear casos programaticamente. Ver la seccion de integraciones.

Si tienes un sistema externo (un chatbot de WhatsApp, una app movil, un CRM, una linea telefonica) que necesita crear contactos, casos legales o bitacoras dentro de Nexora, puedes habilitarlo con un API Service y una API Key.

Crear un API Service

Ejemplos practicos

Nexora envia correos automaticos en varios momentos clave. Para que funcionen, tu entidad debe tener una cuenta de correo saliente configurada en el panel de administracion (Email Account). Una vez configurada, los correos se envian sin que tengas que hacer nada mas.

Cuando se envian correos

Plantillas incluidas

Cada correo usa una plantilla predisenada que ya viene con el sistema. Las plantillas incluyen el logo y los datos de tu entidad y estan optimizadas para verse bien en escritorio y movil. Si necesitas personalizarlas, ponte en contacto con el equipo de soporte para una sesion de ajuste.

Para usuarios finales

Esta seccion te explica todo lo que necesitas saber para usar el portal de tu entidad: como entrar, como agendar una cita, como hacer un tramite, como seguir el avance de tu caso. No necesitas conocimientos tecnicos; solo un dispositivo con internet (celular, tableta o computadora).

La entidad que te atiende te compartira el enlace de su portal. Al entrar, encontraras el nombre y el logo de la entidad, una breve descripcion y la lista de servicios disponibles.

Como registrarte por primera vez

Iniciar sesion las siguientes veces

Si vuelves a entrar desde el mismo dispositivo y navegador, en muchos casos el portal te reconoce automaticamente. Si no, entras escribiendo tu numero de documento: el sistema lo busca y te valida con un codigo de seguridad.

Verificacion por codigo (OTP)

Algunas entidades activan verificacion adicional. En ese caso, al entrar te enviaran un codigo de 6 digitos a tu correo o por SMS. Escribelo en la pantalla y listo.

"Olvide mi acceso"

Si cambiaste de telefono, borraste el navegador, o pasaron mas de 30 dias, simplemente vuelve a entrar al portal con tu numero de documento. El sistema te reconocera y te enviara un codigo para volver a ingresar. No pierdes ninguna informacion: tus citas, casos y bitacoras siguen alli.

Si tu portal tiene la herramienta "Agendar cita", podras reservar un espacio para hablar con un profesional. Algunas citas son presenciales y otras por videollamada (te lo dira el portal segun el servicio).

Que hacer con el enlace de videollamada

Si la cita es virtual, recibiras un enlace de Google Meet o Microsoft Teams. Para conectarte:

• Tocalo o haz click en la hora exacta (o unos minutos antes).
• Permite a tu navegador acceder al microfono y la camara cuando lo pida.
• Si te pide instalar una aplicacion, puedes elegir "Continuar en el navegador" para evitarlo.

La herramienta Mis citas te muestra dos listas: proximas (las que aun no han ocurrido) y pasadas (las ya realizadas o canceladas).

Ver el detalle de una cita

Tocala para ver:

• Fecha, hora y duracion.
• Nombre del profesional o servicio.
• El motivo que tu escribiste.
• El estado (confirmada, cancelada, completada).
• El enlace de videollamada si aplica.

Cancelar una cita

Dentro del detalle, hay un boton "Cancelar cita". Al usarlo, el sistema libera el horario (otra persona podra usarlo) y notifica al equipo. Te recomendamos cancelar con la mayor antelacion posible.

La herramienta Crear bitacora sirve para registrar cualquier caso, peticion, queja o necesidad que no requiera una cita previa. Por ejemplo: pedir informacion sobre un tramite, reportar un problema, dejar constancia de algo.

Cuando usar esto

• Cuando tu solicitud no necesita una reunion en vivo.
• Cuando quieres dejar registro escrito de un caso para hacerle seguimiento.
• Cuando no estas seguro de que tipo de cita pedir, pero quieres iniciar el contacto.

Encuentra aqui todas las bitacoras que hayas creado, incluyendo las generadas por tramites internos. Puedes filtrar por estado y abrir cada una para ver su evolucion.

Que vas a ver en el detalle

• Estado: Nuevo, En progreso, Esperando respuesta, En espera, Completado, Archivado.
• Prioridad: Baja, Media, Alta o Urgente (la define el equipo asignado).
• Acciones: historial cronologico de lo que se ha hecho con tu caso.
• Documentos: archivos cargados por el equipo (cuando aplique).
• Fechas importantes: reuniones, vencimientos, plazos relevantes.
• Asignado a: el responsable o el area que atiende tu caso.

La herramienta Tramites te muestra una lista de gestiones que puedes iniciar. Cada tramite tiene un titulo, una descripcion corta y un icono. Al tocarlo veras de que tipo es.

Tramite interno

Lo completas dentro del portal. Funciona muy parecido a crear una bitacora:

• Describes tu caso (con texto o voz).
• Al enviar, se crea una bitacora con un equipo ya asignado para ese tramite especifico.
• Puedes seguir el avance en "Mis bitacoras".

Tramite externo

Cuando el tramite se gestiona fuera de Nexora (en otra plataforma del gobierno, presencialmente, por telefono). Al tocarlo:

• Veras un texto con las instrucciones para hacerlo.
• Puede incluir un enlace al sitio donde lo realizaras.
• El sistema registra que consultaste ese tramite (para que la entidad sepa que servicios son mas demandados).

Si la entidad te brinda asesoria juridica, encontraras aqui tus casos legales. Cada caso es un expediente digital con todo lo que pasa en el: acciones, partes involucradas, documentos, fechas clave y el abogado asignado.

Lista de casos

Veras un listado con: titulo del caso, tipo (consulta, demanda, contrato...), area del derecho (civil, laboral, familiar...), estado actual y prioridad. Toca uno para abrirlo.

Detalle de un caso

Dentro encontraras:

• Descripcion: resumen del caso elaborado por el equipo legal.
• Tu contexto inicial: el texto que tu enviaste al agendar o registrar el caso.
• Acciones: historial de lo que se ha hecho (presentacion de demanda, audiencia, escrito, llamada, etc.).
• Partes: personas o entidades involucradas (demandante, demandado, testigo, contraparte).
• Documentos: archivos asociados (contrato, sentencia, pruebas).
• Fechas importantes: audiencias, vencimientos, reuniones programadas.
• Abogado asignado: profesional responsable de tu caso.

Contacto y soporte

Si esta guia no resolvio tu duda, no estas solo. Tienes varias opciones para pedir ayuda.